A. Présentation de Dolibarr

Dolibarr est un progiciel de gestion intégré et de celle de la relation client. Cette application open source est utile pour les entreprises de toute taille, les associations, les auto-entrepreneurs comme les indépendants.

Elle est disponible sous licence GNU/GPL et utilise les technologies PHP, MySQL et serveur web HTTP. L’application comptabilise 3000 installations par semaine par son site Web et 1 million d’utilisateurs dans le monde. Sa version 1.0 date de septembre 2003.

Il s’agit d’une suite Web tout-en-un pour gérer une entreprise. Cette application permet de configurer les fonctionnalités selon ses besoins, de la relation client aux ressources humaines en passant par la comptabilité. Elle est entièrement personnalisable et extensible.

Ce logiciel étant libre et gratuit, des milliers de contributeurs, développeurs, testeurs, traducteurs et utilisateurs lui apportent constamment des améliorations.

Dolibarr a remporté plusieurs prix dont la victoire aux « Trophées du Libre » en 2003, catégorie « gestion d’entreprise ». Le logiciel est aussi vainqueur du prix Projet Open Source Communautaire aux Trophées Naos d’Or en 2020.

B] Installation de Dolibarr

Dolibarr représente l’ERP et le CRM les plus simples du marché. Ce modèle open-source permet d’améliorer l’utilisation grâce aux nombreux retours et contributions des utilisateurs réels.

L’application s’installe où l’on le souhaite : en local ou en ligne sur un serveur dédié ou sur une machine virtuelle pour l’utiliser depuis n’importe quel lieu. Elle est disponible sur toutes les plateformes, sur sa propre infrastructure ou comme application SaaS.

Afin de ne pas vous perdre immédiatement, revoyons ensemble quelques définitions afin d’aller plus avant dans le logiciel Dolibarr.

Un ERP est un système de planification des ressources d’entreprise. C’est essentiellement un logiciel qui permet à diverses organisations de gérer leurs opérations quotidiennes comme la comptabilité, les achats, la conformité, la gestion des risques, la gestion de projet et celle de la chaine d’approvisionnement. Certaines de ces applications comprennent des systèmes de gestion des ressources humaines, de gestion de contenu et d’e-commerce. Pour résumer, l’ERP est une base de données collective pour chaque service de l’entreprise.

Un CRM est un système de gestion de la relation client. C’est un logiciel qui contrôle la manière dont un client interagit avec une organisation. Ces solutions incluent des fonctionnalités comme le marketing, la gestion de performances commerciales, la gestion des interactions avec le service client, etc.

Le système SaaS (Software as a Service) ou logiciel en tant que service, est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l’utilisateur.

La solution dont nous parlons ici offre des fonctionnalités communes aux systèmes ERP et CRM. Mais, pour son installation, vous devrez opter pour une installation en SaaS ou en local.

En ce qui concerne la mise en œuvre des solutions, l’option SaaS arrive en tête car elle peut être mise en œuvre beaucoup plus rapidement qu’une option sur site. Ainsi, une fois inscrit pour utiliser une solution Saas, on peut commencer immédiatement à l’utiliser. En effet, la plateforme existe déjà et a été testée. En outre, la maintenance est effectuée par le fournisseur.

En revanche, concernant ces solutions, beaucoup estiment que celles sur site sont meilleures. Ces derniers pensent ne pas avoir autant de contrôle sur le logiciel qu’ils le souhaiteraient. En outre, avec ces solutions SaaS, le logiciel appartient au fournisseur, ce qui laisse la propriété des données dans une zone grise. Puis, avec ces solutions, les intégrations avec d’autres systèmes peuvent être très complexes, car les transferts de données doivent être effectués via Internet.

La solution sur site demande plus de temps à être opérationnelle puisqu’elle doit être configurée en interne, nécessitant du personnel, du temps, de l’argent et du matériel. Ces dernières ressources sont indispensables à la maintenance du logiciel. En outre, dans ce cas, l’entreprise est propriétaire du matériel, des logiciels et données. Concernant les intégrations enfin, l’utilisation de solutions sur site est beaucoup plus facile, car les données peuvent être transférées entre les systèmes à l’aide de l’intranet.

Avant d’installer ce logiciel, il vous faut donc déterminer quels sont vos critères obligatoires afin de choisir les fonctionnalités les plus adaptées à votre activité. L’installation en ligne n’offre pas les mêmes avantages que celle en local. W-Prog vous aidera à définir ces priorités afin d’installer correctement votre Dolibarr.

C] Les fonctionnalités Dolibarr

Les fonctionnalités sont diverses et variées. Ainsi, vous en trouverez pour la vente et la gestion des clients/prospects, les devis et contrats/abonnements, etc. Il en existe d’autres dans le domaine des ressources humaines comme les opportunités, les commandes, les employés, les demandes de congé, le recrutement, les notes de frais, etc.

D’autres fonctionnalités concernent vos points de vente et vos sites web/CMS. Dans le domaine des produits et stocks également, des modules existent pour les produits/services, les stocks, les achats/approvisionnements, la fabrication, les expéditions, etc.

Concernant l’aspect financier, on trouve des fonctionnalités sur la facturation et les paiements, la comptabilité à double entrée, les rapprochements bancaires, etc.

Vous pouvez également effectuer des campagnes d’emailing et des enquêtes. Mais aussi gérer les projets, les tâches, les interventions, etc. Pour les développeurs, toute une section est dévolue aux API, importations/exportations, à la connectivité aux outils externes avec des modules builder.

Dolibarr est réellement un atout pour qui veut tout gérer avec un seul logiciel. Cependant, pas de magie ici, l’installation est primordiale et complexe. Contactez W-Prog qui vous accompagnera tout au long de cette dernière, mais aussi pour sa maintenance et pour vous conseiller au mieux afin que votre expérience avec Dolibarr se passe bien.